Google Docs 文書に条項号を明示して可読性を高める｜ドキュメント見出し・番号付きリスト・概要表示・目次
- オーナー
- 4月7日
- 読了時間: 3分
読みやすく、理解しやすい文書とは？
当方はホームページ制作を手がけており、SEO対策や生成AI（LLM）による可読性向上のため、文書内に明示的なHTMLタグ（<h1>, <h2>, <h3> など）を活用しています。これにより、情報の構造を明確にし、検索エンジンやAIによる理解を助けています。また、プログラミングにおいても同様の考え方が重要です。たとえば、Pythonには「PEP8」というコーディング規約が存在し、誰が読んでも理解しやすいコードを書くことが推奨されています。
このように、「作成者以外も読みやすく、理解しやすい文書」とは、構造が明確で、意図が伝わりやすいことが重要です。本記事では、そのための考え方と工夫について紹介します。
"""Python PEP8
優先順位が違う演算子を扱う場合、優先順位が一番低い演算子の両側にスペースを入れることを考えてみましょう。入れるかどうかはあなたの判断にお任せしますが、二つ以上のスペースを絶対に使わないでください。そして、2項演算子の両側には、常に同じ数の空白文字を入れてください。
出典：pep8-ja 1.0 ドキュメント
"""
# 正しい:
i = i + 1
submitted += 1
x = x*2 - 1
hypot2 = x*x + y*y
c = (a+b) * (a-b)
# 間違い:
i=i+1
submitted +=1
x = x * 2 - 1
hypot2 = x * x + y * y
c = (a + b) * (a - b)
切れ目のない文書は読みにくい
法律の条文がそうであるように、文書には「条・項・号」のような階層構造や段落（インデント）を設けることが基本です。こうした構造化により、内容の属性分けや検索が容易になります。一方で、延々と続く切れ目のない文書は、一読して理解できたとしても、後から特定の情報を探すには不便です。読み手に配慮した構成が重要です。
Google Docsで文書を構造化する方法
文書の可読性を高めるには、以下の2点を活用するのがおすすめです。
見出しスタイルを使ってHTMLタグのように構造化する
操作方法：メニュー［表示形式］＞［段落スタイル］＞「標準テキスト」または「見出し1〜4」などを選択
これにより、文書の左側にあるドキュメントタブで自動的に「概要表示」が生成され、文書の全体像が把握しやすくなります。また、メニュー［挿入］＞［目次］を選択すれば、文書内に目次一覧を表示することも可能です。
番号付きリストで段落（インデント）を整理する
操作方法：メニュー［表示形式］＞［箇条書きと番号付きリスト］＞希望のスタイルを選択
項目に階層をつけることで、文書の論理構成が視覚的に明確になります。
概要表示付きPDFのダウンロード
作成した文書は、［ファイル］＞［ダウンロード］＞「PDFドキュメント（.pdf）」を選ぶことで、概要表示付きのPDFとして出力可能です。概要表示の各項目をクリックすれば、その箇所にカーソルが自動でジャンプするため、属性別の情報検索もスムーズになります。
まとめ
文書は、読みやすさと情報の検索性を高めるために、明確な構造が重要です。法律文書のように階層化された構成を取り入れることで、内容の整理や検索がしやすくなります。
Google Docsでは、見出しスタイルや番号付きリストを活用することで、誰にとっても理解しやすく、再利用しやすい文書が作成可能です。さらに、概要表示や目次機能を併用すれば、PDF形式でも高いナビゲーション性を実現できます。
可読性を意識した文書作成は、情報共有や業務効率の向上にもつながる大切なステップです。
